La lucha contra el blanqueo de capitales obliga a guardar los documentos 10 años

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Promotores inmobiliarios, abogados, notarios, auditores de cuentas, asesores fiscales, vendedores de inmuebles, profesionales de loterías, entidades de fondos de pensiones, sociedades de garantía recíproca, de inversión colectiva y de capital riesgo, entidades bancarias, aseguradoras, prestamistas y todo un listado más o menos definido de personas, sociedades y asociaciones, serán los sujetos oligados de la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, que actualmente se encuentra su tramitación parlamentaria.

Los documentos

1 Todas estas personas y entidades deben irse preparando para la entrada en vigor de la nueva normativa a guardar y mantener a disposición de la Administración del Estado los documentos empleados en sus operaciones comerciales y financieras durante diez años.

No obstante, la Disposición Final Séptima del proyecto otorga un plazo de un año para los referidos a transmisión de dinero y de dos para que se puedan exigir los documentos de identificación en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos.

Así, el actual proyecto, cuyo plazo de presentación de enmiendas concluye mañana, 9 de febrero de 2010, se regula que los sujetos obligados conserven para su uso en las investigaciones o en los análisis por el Servicio Ejecutivo de la de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias o de cualquier otra autoridad legalmente competente sobre la materia.

Exige, por tanto el actual proyecto, que durante esa década exigible desde que se realiza la operación o se concluyó la relación comercial, se guarde copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida y el original o, en su caso, una copia que tenga fuerza probatoria sobre los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.

El tratamiento de datos de carácter personal, así como los ficheros, automatizados o no, creados para el cumplir estas exigencias habrán de someterse en la normativa de protección de datos, aunque no se requerirá el consentimiento del interesado para el cumplimiento de estas obligaciones.

Importantes sanciones

2 El incumplimiento de la obligación de conservación de documentos exigibles como consecuencia de la diligencia debida están incluidas entre las infracciones consideradas graves en el Proyecto de Ley.

En las infracciones derivadas de una actividad continuada, la fecha inicial del cómputo será la de la finalización de la actividad o la del último acto con el que la infracción se consume.

En el caso de que las obligaciones de diligencia debida se incumplan, el plazo de prescripción se iniciará en la fecha de terminación de la relación de negocios, y en el de conservación de documentos desde la expiración del plazo legalmente exigible.

Estas sanciones conllevarán la amonestación privada o pública y una multa cuyo importe mínimo será de 60.001 euros, con un máximo que podrá ascender hasta el uno por ciento del patrimonio neto del sujeto obligado, o, en su caso, el tanto del contenido económico de la operación, más un 50 por ciento o 150.000 euros.

Además de la sanción que corresponda imponer al sujeto obligado por la comisión de infracciones graves, también será posible que la Autoridad correspondiente pueda sancionar a los administradores o directivos que hayan sido considerados responsables de la infracción, recurriendo también a la amonestación pública o privada, a la suspensión temporal en el cargo por un plazo que no podrá superar el año, así como la consabida multa a cada uno de los sancionados por un importe mínimo de 3.000 euros y un máximo de hasta 60.000 euros.

Las infracciones muy graves y graves prescribirán a los cinco años, y las leves a los dos años, contados desde la fecha en que la infracción hubiera sido cometida.

Sistema de archivo

3 Los soportes ópticos, magnéticos o electrónicos deberán garantizar la integridad de los documentos que contengan, así como la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.

Lo que la norma busca, en el fondo, es que este sistema de archivo asegure la adecuada gestión y la disponibilidad de la documentación, tanto a los efectos de control interno que se regulan en ella, como para la atención en tiempo y forma de los requerimientos realizados por las autoridades.

Así, los sujetos obligados deberán aplicar medidas de seguimiento continuo a la relación de negocios, incluido el escrutinio de las operaciones efectuadas a lo largo de dicha relación para garantizar que coincidan con el conocimiento que tenga el sujeto obligado del cliente y de su perfil empresarial, así como del riesgo, incluido el origen de los fondos. Y, por consiguiente, que se garantice que los documentos, datos e información de que se disponga estén actualizados.

Control interno

4 Las personas y empresas obligadas por la futura Ley deberán aprobar y guardar por escrito las políticas y los procedimientos que deberán emplear de forma adecuada para cumplir con la diligencia.

El actual proyecto exige la conservación de estos documentos, su control interno, la evaluación y la gestión de riesgos, la garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y la comunicación, con objeto de prevenir e impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Dichas políticas y procedimientos serán comunicados a las sucursales y filiales con participación.

Los planes de control interno han de incluir políticas y procedimientos para asegurar estándares éticos elevados en la contratación de empleados, directivos y agentes.

A falta de lo que especifique en el posterior desarrollo reglamentario de la ley parece deducirse que deberá investigarse su honradez, exigirse la falta de antecedentes penales e, incluso, recabarse del empleado una declaración jurada de su honestidad.

Los informes y exigencias formales, no obstante, no acaban aquí, puesto que el actual Proyecto de Ley determina que los sujetos obligados, también deberán llevar por por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y comunicación, para prevenir e impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

Admisión de clientes

5 También obliga la futura norma a la aplicación de una política expresa de admisión de clientes, que incluirá una descripción de quienes podrían presentar un riesgo superior al promedio, en función de los factores que determine el sujeto obligado de acuerdo con los estándares internacionales aplicables en cada caso.

No obstante, esta política será gradual, debiendo adoptarse precauciones reforzadas respecto de aquellos clientes que presenten un riesgo superior al riesgo promedio.

Manual de prevención

6 Será preciso aprobar un manual de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, que será obligatorio mantener actualizado.

Para el ejercicio de su función de supervisión e inspección, el manual habrá de estar a disposición de la Comisión, que podrá proponer la formulación de requerimientos instando a los sujetos obligados a adoptar las medidas correctoras oportunas.

Se podrá remitir voluntariamente el manual a la Comisión, a efectos de que determine la adecuación de las medidas de control interno establecidas, o que se propongan establecer.

La conformidad del manual con las recomendaciones formuladas por el Servicio Ejecutivo de la Comisión permitirá entender cumplida la obligación.

Exámenes externos

7 Las empresas y los empresarios incluidos en la Ley deberán encomendar que se practique un examen externo a personas que reúnan condiciones académicas y de experiencia profesional idóneas para el desempeño de esta función. Esta obligación, no obstante, no será exigible a empresarios o profesionales individuales.

El informe estará en todo caso a disposición de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias o de sus órganos de apoyo durante los cinco años siguientes a la fecha de emisión.

Quienes pretendan actuar como expertos externos habrán de comunicarlo al Servicio Ejecutivo de la Comisión antes de iniciar su actividad e informar a éste semestralmente de la relación de sujetos obligados cuyas medidas de control interno hayan examinado.

Entre las limitaciones introducidas en el actual proyecto, resalta que no podrá encomendarse la práctica del examen externo a aquellas personas físicas que hayan prestado o presten cualquier clase de servicios retribuidos durante los tres años anteriores o posteriores a la emisión del informe.

Admisión de clientes

8 Otra medida formal destacable es que será preciso establecer un órgano de control interno responsable de la aplicación de las políticas y procedimiento, que contará, con representación de las distintas áreas de negocio y se reunirá, levantando acta expresa de los acuerdos adoptados, con la periodicidad determinada en el procedimiento de control interno.

Reglamentariamente se determinarán las categorías de sujetos obligados para las que no resulte preceptiva la constitución de un órgano de control interno, siendo las funciones de éste ejercidas en tales supuestos por el representante ante la Comisión, aunque aún están pendientes de un posterior desarrollo las excepciones a este cumplimiento.

Para el ejercicio de sus funciones el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión y el órgano de control interno deberán contar con los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios.

También se ha dejado pendiente de que sea desarrollado reglamentariamente qué categorías de sujetos obligados soportarán la exigencia de constituir las correspondientes unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información.

Finalmente, los órganos de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo operarán siempre con separación funcional del departamento o unidad de auditoría interna del sujeto obligado.

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