¿Una reunión más productiva? Debe ser corta, pautada, reducida y por la mañana

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Algunos empleados acusan a sus jefes de convertir sus reuniones en 'sermones'

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¿Qué es lo más odioso de una jornada laboral? Después de madrugar, muchos apuntarían las reuniones de trabajo. "No hay nada que se repita tanto en la cultura laboral española y que tenga tan mala reputación como las reuniones de trabajo", reconoce Jordi Molla, gerente de proyectos de consultoría de Mercer HR Consulting.

Pero más allá de la percepción negativa que se tiene de estos encuentros, las empresas buscan soluciones para mejorar el rendimiento y la efectividad de las reuniones en el despacho.

Fracaso de las reuniones

"Lo más delicado es hacerles entender - a los empresarios - que menos reuniones puede significar más rendimiento", explica Magdalena Requena, profesora de habilidades directivas de la escuela de negocios EOI. Las principales razones para el fracaso de una reunión de trabajo en las compañías españolas son: cerrar el encuentro en falso sin llegar a ninguna conclusión, empezar y terminar tarde además de dilatar la reunión sin causa aparente, no conocer de antemano el orden del día y convertir a los asistentes en meros espectadores y no en actores de la reunión.

Según una encuesta que elaboró la EOI entre responsables de departamentos de recursos humanos en distintas zonas de España, casi el 80 por ciento de los empleados detesta que las reuniones terminen sin conclusiones, un 70 por ciento no conoce la agenda de la reunión y para un 47 por ciento el problema es que las reuniones se convierten en un monólogo por parte de sus superiores, que son los que acostumbran a convocar la reunión.

"En realidad el éxito de una reunión depende del sentido común del que la organice", explica Molla. Pero además del sentido común, influyen el objetivo de la reunión y los contenidos que se traten durante la misma. Los expertos aseguran que si los temas a tratar son datos del ejercicio o mensajes generales para un departamento, los asistentes pueden ser más de quince o veinte personas, un número "ya alto". Sin embargo, en reuniones de carácter estratégico, en las que es importante la opinión de cada uno de los asistentes, éstos no deberían ser más de cinco.

Convocatoria y duración

Molla asegura que más de una hora de reunión es un tiempo excesivo para mantener la atención. "Si los contenidos obligan a pasar de este tiempo, es mejor hacer dos reuniones", dice. Pero además de la duración, es importante acertar en el momento del día en que se convoca.

La mañana es la parte del día más idónea para llevar a cabo la reunión, "aunque es mejor que no sea en el momento exacto del inicio de la actividad, a las 8.00 por ejemplo. Por supuesto, que las tardes y la hora de comer deberían descartarse totalmente, a no ser que sea una urgencia", remarca Molla.

Otras de las quejas de los asistentes a los reuniones en empresas españolas es la falta de aviso previo. Requena explica que si la reunión tiene carácter unidireccional y simplemente es para exponer algunos datos, el canal de convocatoria debe ser, por ejemplo, un tablón de anuncios. Sin embargo ante una reunión multidireccional los canales de convocatoria son diversos y además deben personalizarse: correo electrónico, carta manuscrita o llamada de teléfono. En esta convocatoria anticipada deben figurar los contenidos a tratar en la reunión, así como el orden del día.

Cuatro de cada diez directivos aseguran que las reuniones a las que asisten se acaban convirtiendo en una barra de bar en la que cuatro conocidos comparten una cerveza.

"Ocurre y mucho", confirma Requena, "la única manera de evitarlo es con un moderador". El guía de la reunión debe ser, en la mayoría de las ocasiones, el que convoca. "Su papel es evitar que la gente se enrolle, debe controlar el tiempo y dar la orden de que se empiece a la hora fijada, aunque el resto no haya llegado", comenta Molla.

Ambos coinciden en que es muy complicado cambiar los hábitos de las empresas españolas por una cuestión cultural. "Otros países lo han hecho. En Estados Unidos se ha puesto de moda la reunión exprés, en la que únicamente se tratan uno o dos temas, no dura más de un cuarto de hora y se hace de pie", aventura Molla.

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