Publicada la UNE 19601, la certificación del 'compliance'

18/05/2017 - 19:24
  • La norma española que certifica el sistema de prevención de delitos
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La esperada UNE 19601, Sistemas de gestión de compliance penal. Requisitos con orientación para su uso ha visto finalmente la luz. El 18 de mayo, la Asociación Española de Normalización (UNE) publicó la versión definitiva de la norma que establece los requisitos para implantar, mantener y mejorar de forma continua el modelo de cumplimiento normativo en las organizaciones con el objetivo de prevenir la comisión de delitos en su seno y reducir el riesgo penal a través del impulso de una cultura ética y de cumplimiento.

Cómo probar la eficacia de los sistemas de compliance para eximir a las organizaciones de responsabilidad penal por los delitos cometidos por sus empleados es una de las grandes dudas que sobrevuela la materia. El certificado otorgado de acuerdo con la UNE 19601 debe reducir de forma significativa dicha incertidumbre: aunque no asegura la exoneración o la atenuación automática, si será un medio de prueba fundamental.

La certificación conforme a la UNE 19601, cuyo contenido fue adelantado por elEconomista, tendrá una duración de tres años aunque su cumplimiento deberá auditarse año a año. La declaración de conformidad con la norma no será posible si no se cumplen todos los elementos contenidos en ella, sin exclusiones.

La norma ofrece un marco proporcional y flexible que le permite ser aplicable a todo tipo de organizaciones con independencia de su tipo, tamaño, naturaleza o actividad, o si es del sector público o privado, o con o sin ánimo de lucro.

Un órgano autónomo y una auditoría anual

La UNE exige que el órgano de dirección de la organización implemente, mantenga y mejore continuamente -a través de revisiones periódicas- un sistema de gestión del compliance. Éste deberá incluir políticas, procesos y procedimientos que abarquen la planificación, la actuación, la verificación y la reacción en caso de incumplimiento.

Asimismo, la dirección de la organización deberá crear un órgano de compliance "con poderes autónomos de iniciativa y control", encargado de supervisar el funcionamiento y la ejecución del sistema de gestión.

Entre otras funciones, este órgano tendrá asignada la gestión del canal de denuncias y la formación del resto del personal en materia de compliance.

Tanto el sistema de gestión como el órgano de compliance deben contar con los "recursos financieros, materiales y humanos adecuados y suficientes para su funcionamiento eficaz".

Los programas de compliance no se conciben como una foto fija sino como un sistema vivo que actualice su efectividad. Para garantizar este extremo, el texto exige que se realice una auditoría anual que verifique su adecuación a las modificaciones normativas, a los cambios que experimente la organización o a los incumplimientos que se detecten.

Para garantizar la objetividad e imparcialidad de la auditoría, la UNE determina que debe ser realizada por un tercero independiente o por alguien de la propia organización, siempre que no audite su propio trabajo.

Además, la USO impone a las empresas el establecimiento de una serie de canales de información a través de los cuales el órgano de gobierno, la dirección y el órgano de compliance estén "correcta y puntualmente" informados sobre el funcionamiento del sistema, las mejoras implementadas o los posibles incumplimientos.

El canal de denuncias, a través del cual se comuniquen los incumplimientos del sistema de compliance o las actuaciones que impliquen un riesgo penal, debe garantizar la confidencialidad o el anonimato del denunciante. Las organizaciones prohibirán cualquier represalia contar el empleado o el tercero que utilice estos canales. Asimismo, toda las denuncias recibidas deberán ser investigadas.

La norma no se limita a imponer controles internos, sino que se reclama también que la organización extienda su vigilancia a las filiales y a los socios de negocio. En el caso de que sea imposible para una empresa exigir controles en otra con la que va a contratar, la UNE exige que se tenga en cuenta "como un factor negativo" que, si bien no impide la realización del negocio, sí se toma en cuenta como un elemento de riesgo que puede conllevar responsabilidad para la organización. La empresa no está obligada a verificar de forma absoluta el cumplimiento por parte de sus socios, pero sí se le exige que se cerciore de que se cumplen "razonablemente".


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