La vida tiene una curiosa simetría ¿no les parece? Nacemos bajitos, desdentados y calvos, nos pasamos la primera parte de nuestra existencia ganando peso, dientes y pelo, y la última parte volviendo a perderlos.
Lo crean ustedes o no, Microsoft Office está siguiendo esa misma trayectoria. (Si les parece que exagero, sigan leyendo y verán).
por David Pogue
Microsoft se ha pasado los doce primeros años de vida de Office acumulando funciones nuevas. Con el tiempo, el humilde procesador de textos llamado Word se convirtió en editor de fotos, en programa de diseño de webs y en guarnición de postres. Ni siquiera un uno por ciento de la gente utilizaba esas funciones suplementarias, pero seguíamos comprando las actualizaciones, gracias a nuestra afición innata por la potencia innecesaria (véase lo que ocurre con los vehículos 4×4).
No obstante, Microsoft Office acabó adquiriendo fama de hinchado y complicado. Había crecido del todo: era alto, peludo y con dientes.
¿Y que ha hecho entonces Microsoft? Pues comenzar a encoger Microsoft Office. De hecho, el principal argumento de venta de Microsoft Office 2007 (para Windows XP y Vista), presentado el 30 de enero, es que es más sencillo, más racional y sus documentos ocupan mucho menos espacio en el disco.
Tras un rediseño radical, Word, Excel y PowerPoint son programas prácticamente nuevos. Ya no hay barras de herramientas flotantes; son muy pocas las operaciones que obligan a abrir ventanas de diálogo, y ha desaparecido hasta la barra de menús. (Evidentemente, hasta Microsoft ha visto la necesidad de una amplia purga de funciones. Paul Coleman, uno de los responsables del producto, afirma que “Había algunas opciones que no servían para nada, literalmente”).
En su lugar, casi todas las opciones de formato han sido extraídas de las tripas de Office y astutamente dispuestas en una barra superior de botones.
Ahora ya no hay que pasarse 20 minutos buscando en los menús opciones como la numeración de páginas. Está todo en la barra de botones. Lo que antes estaba oculto cuatro capas por debajo, aparece ahora frente al usuario en un gran festival de software.
Y aún mejor, se puede ver cómo afectará al documento cada cambio de formato (tipografía, estilo, color o, pongamos, diseño de diapositiva en PowerPoint) con sólo situar el cursor sobre el botón, sin pulsarlo. Sin botón de Aplicar ni vista previa en tamaño reducido; es el documento propiamente dicho el que cambia temporal y automáticamente. (Por desgracia, no ocurre así con los estilos de gráfico de Excel).
La mala noticia, claro, es que este Office se parece muy poco al que hemos pasado años aprendiendo. Prácticamente todo ha cambiado de sitio o de nombre. Prepárese para un par de semanas de frustración, durante las cuales practicará el juego gratuito “Busque la función”.
El juego exige tanto esfuerzo porque la barra de botones va cambiando. Los botones que contiene cambian según la pestaña de las siete permanentes de la parte superior (Inicio, Insertar, Ver…) que hayamos pulsado. También hay otras barras de botones que sólo aparecen cuando hace falta: por ejemplo, aparece una barra de botones de gráficos cuando hacemos clic en una imagen del documento.
Hay que conformarse con las pestañas que ha puesto Microsoft. No se pueden cambiar de posición ni ocultar las que nunca utilizamos. Aunque nunca creemos cartas personalizadas ni redactemos disertaciones académicas, las pestañas de Mailings y Referencias permanecen ahí, ocupando espacio en la Ribbon.
No es eso lo único que se ha perdido en cuanto a personalización. Microsoft también ha eliminado la posibilidad de crear barras de herramientas a medida, que contengan las funciones, tipos de letra u hojas de estilo que usamos más a menudo. En Office 2007, lo único que se puede personalizar es la denominada Barra de Acceso Rápido: una diminuta fila de iconos sin etiquetar, torpemente colocada encima o debajo de la barra de botones.
El segundo gran cambio más significativo es el nuevo formato de ficheros. Hay que reconocer a Microsoft que no haya tocado en 10 años los formatos estándar de Word, Excel y PowerPoint. Nadie tenía que preocuparse por si los Mac o los PC de sus colegas podrían abrir o no sus documentos.
Ahora sí. Los nuevos formatos de fichero (por ejemplo, .docx en Word) son mucho más compactos que los antiguos, y también más fáciles de recuperar en caso de corrupción de los datos. Pero las versiones anteriores de Office para Windows no los pueden abrir sin un conversor gratuito (descargable de microsoftoffice.com). Office 2004 para Macintosh no los puede abrir de ningún modo, aunque existen utilidades de conversión shareware y Web.
Afortunadamente, es fácil indicar a nuestra copia de Office 2007 que guarde los documentos en el formato antiguo. En los tiempos de transición turbulenta que corren, puede que sea una buena idea.
La reorganización de la barra de botones y los nuevos formatos de documentos son, con mucho, los cambios más importantes de Office 2007. Naturalmente, hay otras características nuevas, especialmente en Word.
Word siempre ha permitido definir hojas de estilo: conjuntos memorizados de características de formato, por ejemplo para los titulares o los pies de foto, que se pueden aplicar con un solo clic. Ahora, sin embargo, hay conjuntos de estilos coordinados. Un clic en Elegante o Formal, por ejemplo, reformatea espectacularmente todos los estilos de un documento.
El menú que antes se llamaba Archivo sigue presente en Word, Excel y PowerPoint, aunque ahora está representado por el logotipo de Office. Entre sus submenús figura el de Impresión Rápida, que imprime un ejemplar en la impresora principal, sin pasar por ninguna ventana de diálogo. Excelente: en realidad ¿cuántas veces cambia de impresora el usuario promedio?
Otras mejoras: en la parte inferior de la ventana hay un cursor para ampliar/reducir el zoom. Ahora el corrector ortográfico indica las palabras bien escritas pero mal utilizadas. Y una herramienta de Traducción proporciona al instante traducciones a otros idiomas, si bien imperfectas.
Ahora se pueden exportar los documentos como ficheros PDF. Se pueden escribir artículos de blog y publicarlos directamente en servidores Blogger, TypePad o WordPress servers. Una ventana de Inspector de Documento permite borrar el texto oculto, los comentarios u otros elementos que podrían revelar secretos empresariales en los documentos que vayamos a transmitir.
Excel, la hoja de cálculo más popular del mundo, puede ahora manejar matrices de números ridículamente grandes (un millón de filas y 16.000 columnas). Los gráficos tienen más fantasía, y el “formato condicional” aplica automáticamente color a las casillas cuyo contenido cumple determinados criterios. Por ejemplo, las casillas de una hoja de registro de temperaturas podrían ser en tonos de azul para los días fríos, y de amarillo o rojo en los más cálidos.
En cuanto a Outlook, el programa de correo-e/agenda emblemático de Microsoft, el cambio más significativo es la Búsqueda Instantánea, que facilita encontrar rápidamente una aguja de información en el pajar de mensajes, adjuntos, citas, direcciones y tareas. (La horriblemente lenta Búsqueda del antiguo Outlook ha sido, por fin, jubilada).
Ahora Outlook se puede suscribir a fuentes RSS (notificaciones gratuitas de blogs y sitios webs informativos). Ya no hace falta usar la Bandeja de entrada de correo-e como lista de asuntos pendientes; se puede arrastrar cualquier mensaje directamente a la auténtica lista de Tareas. Y alabado sea, los documentos adjuntos se muestran, en todo su esplendor, dentro del cuerpo de los mensajes de correo-e.
En cambio, en el programa de diapositivas PowerPoint, tan amado por unos como odiado por otros, no hay gran cosa nueva, más allá de las mejoras que afectan a todo Office. Eso sí, hay una nueva herramienta para crear esquemas y diagramas de flujo, y las bibliotecas de diapositivas permiten “publicar” diapositivas auto-actualizables que usted mismo u otros pueden utilizar en otras presentaciones.
Ahora bien: si Office en conjunto es más sencillo de usar, no ocurre lo mismo con su matriz de versiones. Hay nada menos que ocho versiones. Todas ellas incluyen Word, Excel y Power Point; se diferencian en los extras.
La edición Hogar y Estudiantes (169 € en la calle), por ejemplo, también incluye OneNote, un programa para tomar notas. El paquete Ultimate (969 € en las tiendas, ufff) incluye Access (base de datos), Accounting Express, InfoPath (formularios), Groove (“espacios” de trabajo en grupo), Outlook y Publisher (maquetación de páginas). También se pueden adquirir programas a la carta.
En general, Office 2007 es mucho más agradable de usar que las versiones anteriores. Parece ser obra de la Nueva Microsoft, una empresa mucho más preocupada por la elegancia, la belleza y la sencillez que la Vieja Microsoft. Detalles como la tipografía, la redacción de los textos y los mensajes en pantalla han recibido más atención en Office 2007 (al igual que en Windows Vista, que se ha comenzado a vender a los consumidores el mismo día).
Aún así, el cambio será un quebradero de cabeza para los veteranos de Office durante varias semanas. Puede que la productividad aumente una vez hechas las paces con la Ribbon, pero hasta entonces, pasará usted mucho tiempo buscando a tientas por la nueva disposición.
Una recomendación práctica: no actualice justo antes de sumergirse en un proyecto importante con fecha de entrega fija. De hecho, para conseguir los mejores resultados, conviene no comprar hasta haber pasado cierto tiempo en microsoftoffice.com viendo los cursos y descargando las versiones gratuitas de prueba.
Para entonces, ya habrá usted comprobado la verdad del nuevo Microsoft Office: puede que no sea tan grande ni peludo como antes, pero sigue teniendo una buena dentadura.
© 2007 David Pogue
Reproducido de The New York Times con permiso del autor. Traducido por Thesaurus Serveis Documentals.
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